Tratamiento de Datos Personales

Manual de procedimientos para la protección de datos personales de pacientes, usuarios y beneficiarios de la Sociedad de Cirugía de Bogotá Hospital de San José 

La SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTÁ – HOSPITAL DE SAN JOSÉ, es una entidad prestadora de servicios de salud, de utilidad común, sin ánimo de lucro, de naturaleza jurídica privada, perteneciente al subsector privada del Sistema General de Seguridad Social en Salud; cuyo objeto es el fomento, promoción, protección y recuperación de la salud a través de la prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación de las diferentes patologías, la enseñanza de la medicina y demás ciencias de la salud y la investigación, junto con el perfeccionamiento de la medicina y la cirugía en Colombia.

En cumplimiento de lo ordenado en la Ley 1581 de 2012 y, en lo reglamentado a través del Decreto 1377 de 2013, por medio del presente documento la SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTÁ – HOSPITAL DE SAN JOSÉ, da a conocer las políticas de tratamiento de datos personales – sensibles de los pacientes, usuarios, beneficiarios, contratistas y colaboradores, con el fin de proteger el derecho fundamental de habeas data.

La presente política se basa y es emitida teniendo en cuenta los mandamientos impartidos por el legislador en los Artículos 15 y 20 de la Constitución Política y la Ley 1581 de 2012.

ARTÍCULO 1.- DEFINICIONES: 

a)    Base de Datos: Conjunto organizado de información personal objeto de tratamiento, custodia y cuidado por parte de la Sociedad de Cirugía De Bogotá – Hospital de San José.
b)    Dato personal: Toda información y dato vinculado o, que se pueda asociar a pacientes, usuarios, beneficiarios, o cualquier persona natural relacionada con la SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTÁ HOSPITAL DE SAN JOSÉ, como son contratistas y colaboradores.
c)    Datos sensibles: Datos que afectan la intimidad (personal) de pacientes, usuarios, beneficiario, contratista o colaborador, cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
d)    Autorización: Autorización emitida previamente por el titular de la información, de forma expresa permitiéndole a la Sociedad de Cirugía de Bogotá – Hospital de San José llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
e)    Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por la sociedad de Cirugía de Bogotá – Hospital de San José a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales, con el fin comunicar la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
f)    Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica asignada por la Sociedad de Cirugía de Bogotá – Hospital de San José responsable de realizar el tratamiento de datos personales.
g)    Titular: Persona (pacientes, usuarios, beneficiarios, contratistas y colaboradores) cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
h)    Tratamiento: Cualquier acto, operación o conjunto de operaciones sobre la información integrante de los datos.

ARTÍCULO 2.- OBJETO: El presente documento, describe los parámetros de regulación, tratamiento y manejo de datos personales de pacientes, usuarios, beneficiarios, contratistas y colaboradores; imponiendo los deberes que le asisten a los responsables del tratamiento de la información, adoptando las políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley, respetando en todo momento la integridad del ser humano.

ARTÍCULO 3.-  ÁMBITO DE APLICACIÓN: La presente reglamentación será de inmediata aplicación para todos y cada uno de los Datos de carácter personal y sensible que la Sociedad de Cirugía de Bogotá – Hospital de San José pueda conocer y recoja en el debido ejercicio de su objeto social.

PARÁGRAFO: Las políticas , procedimientos y contenidos en la presente política aplican a las bases de datos de la Sociedad de Cirugía de Bogotá – Hospital de San José, registradas de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, sin perjuicio de la necesidad que le asiste como Institución Prestadora de los Servicios de Salud, en la compilación, tratamiento, divulgación y transferencia de datos personales que se viera obligada a ejecutar para salvaguardar la integridad física de los pacientes.

ARTÍCULO 4.- PRINCIPIOS: De acuerdo con lo establecido en el artículo 4º de la Ley 1581 de 2012, la Sociedad de Cirugía de Bogotá – Hospital de San José, a través de los principios que a continuación se indican, determina los parámetros en que se fundarán los procesos de acopio, uso y tratamiento de los datos personales.

a)    LEGALIDAD EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: En cumplimiento de lo ordenado por el legislador, la Sociedad de Cirugía de Bogotá – Hospital de San José adopta las políticas de protección de datos personales  de los pacientes, usuarios, beneficiarios, contratistas, colaboradores y cualquier persona vinculada con la Institución.
b)    FINALIDAD: El Tratamiento de los datos debe obedecer y estar encaminado a una finalidad, caracterizada por la legitimidad y, que en todo momento esté adherido a los postulados constitucionales y a la Ley, por tanto, el tratamiento, tendrá que ser informado al Titular, para que éste lo autorice.
c)    LIBERTAD: El Tratamiento de los datos personales, tan sólo podrá ejercerse con el consentimiento previo del titular, sin perjuicio de los datos necesarios y pertinentes a consultas o cualquier tipo de atención médica. De no ser posible contar con la autorización, se deberá contar con un mandato legal (poder) o, requerimiento judicial.
d)    VERACIDAD O CALIDAD: Toda la información referida en el presente manual, tendrá que ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. La SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTÁ HOSPITAL DE SAN JOSÉ, a través de sus distintos servicios asistenciales y área administrativa, prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error..

e)    TRANSPARENCIA: La SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTÁ HOSPITAL DE SAN JOSÉ garantizará el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan, conforme con los protocolos establecidos para tal efecto.
f)    ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Salvo la información pública, los datos de que trata la presente normativa, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva. El Tratamiento estará sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y los servicios asistenciales que ofrece la SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTÁ HOSPITAL DE SAN JOSÉ, de las disposiciones de la Ley y la Constitución.

En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular o de acuerdo con las excepciones y personas facultadas por la Ley. 

g)    SEGURIDAD: La información sujeta a tratamiento o recepción por la SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTÁ HOSPITAL DE SAN JOSÉ, se protegerá a través del uso de todos los medios tecnológicos y las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias, con el fin de otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h)    CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas naturales o jurídicas que intervengan en el Tratamiento de datos personales de los pacientes, usuarios, beneficiarios, contratistas, colaboradores y cualquier persona vinculada con la SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTÁ HOSPITAL DE SAN JOSÉ están obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

ARTÍCULO 7.- AUTORIZACIÓN: La recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión  o supresión de datos personales por la SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTÁ HOSPITAL DE SAN JOSÉ, requerirá del consentimiento previo,  libre, informado y expreso del Titular de los mismos, salvo en los eventos expresamente establecidos en el artículo 6, 10 y 26 de la Ley 1581 de 2013 y el artículo 4º del Decreto 1377 de 203, dentro de las que se destacan las siguientes excepciones:

a)    Atención médica de urgencias.
b)    Transmisión de datos de carácter científico o, para la ejecución de un contrato.
c)    Tratamiento de datos, estadísticos, históricos o científicos.
d)    Los demás que contemple la Ley.

La SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTÁ HOSPITAL DE SAN JOSÉ, ha integrado dentro de sus procesos de atención de pacientes y usuarios los mecanismos de obtención de autorización de los titulares.

ARTÍCULO 8.- FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN: La autorización podrá constar en un documento físico o electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, inclusive, podrá documentarse en el cuestionario de ingreso del paciente, en caso de consulta o, mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo; con el que se pueda concluir con toda certeza, la manifestación de la recepción de la información por parte del Titular.

PARÁGRAFO: En caso de que la información y datos personales, pudieran ser utilizados por la SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTÁ HOSPITAL DE SAN JOSÉ, para un tratamiento diferente al giro ordinario de su objeto social, tendrá que obtener por parte del titular una autorización especial en la que conste:

a)    Objeto de la autorización.
b)    Finalidad del Tratamiento de Datos Personales.
c)    Datos personales de Niños, Niñas y adolescentes.
d)    Responsables y encargados de la información.

ARTÍCULO 9.- PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN: La SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTÁ HOSPITAL DE SAN JOSÉ implementará el presente manual y adoptará, a través de la Subgerencia de Talento Humano, el Comité de Historias Clínicas y el área de Registros Médicos, soportadas en el área de Sistemas y Tecnología las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos idóneos de cuándo y cómo obtuvieron la autorización del Titular para el Tratamiento de los Datos.

ARTÍCULO 10.- AVISO DE PRIVACIDAD: Mediante el aviso de privacidad la SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTÁ HOSPITAL DE SAN JOSÉ le informará al Titular de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le podrán ser aplicables, la forma de acceder y las características del Tratamiento que se le podría dar a los  datos personales.

ARTÍCULO 11. - CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD: El aviso de privacidad, como mínimo, contendrá la siguiente información:

A.    La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento de los Datos;
B.    El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo;
C.    Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella.
D.    En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

PARÁGRAFO: La SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTÁ HOSPITAL DE SAN JOSÉ conservará el modelo del aviso de privacidad aún, mientras se lleva a cabo el Tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de éste se deriven.

ARTÍCULO 12.- DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN: En aplicación de lo ordenando en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1)    Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.
PARÁGRAFO: Este derecho también lo podrá ejercer el Titular, respecto de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

2)    Solicitar prueba de la autorización otorgada a la SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTÁ HOSPITAL DE SAN JOSÉ o, el encargado del tratamiento como responsables. Sin perjuicio de las excepciones legalmente establecidas.

3)    Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

4)    Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

5)    Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

PARÁGRAFO: En todo caso, la revocatoria y/o supresión procederá únicamente cuando, la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

6)    Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Sin perjuicio de los protocolos inherentes y la normatividad vigente, respecto al manejo de historias clínicas.

ARTÍCULO 13.- DEBERES DE LA SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTÁ HOSPITAL DE SAN JOSÉ EN EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES: Independiente del giro ordinario de las actividades de la SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTÁ HOSPITAL DE SAN JOSÉ es consciente que, los datos personales son propiedad de los Titulares de la información (pacientes, usuarios, beneficiarios, contratista y colaboradores) y, que solo ellos pueden decidir sobre los mismos. Por tanto, harán uso de estos solo para las finalidades que se encuentran debidamente autorizada, y respetando, en todo caso la Ley 1581 de 2012, especialmente en lo contentivo en los artículos 14 y 15 ibídem, obligándose a:

1)    Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
2)    Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3)    Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos;
4)    Tramitar consultas y los reclamos formulados por los Titulares.
5)    Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
6)    Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella, conforme lo establezca la normatividad vigente y aplicable.
7)    Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
8)    Cumplir las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

ARTÍCULO 14.- CONSULTAS: La SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTÁ HOSPITAL DE SAN JOSÉ, con el fin de garantizarle al titular de los datos, se obliga a permitirle el acceso a la información objeto de tratamiento, siempre y cuando, el titular cumpla con los protocolos adoptados para tal efecto con anterioridad a la entrada en vigencia de la Ley 1581 de 2013.

Por tanto, el titular tendrá que presentar ante la SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTÁ HOSPITAL DE SAN JOSÉ, solicitud escrita requiriendo de forma precisa y puntal el acceso a su información.

PARÁGRAFO: Para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. De no ser posible atender la consulta dentro del término antes establecido, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

ARTÍCULO  15.- RECLAMOS Y TRAMITE: En cumplimiento de lo ordenando en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una Base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes establecidos por la Ley, podrán presentar un reclamo a la Oficina de Calidad y Auditoria Médica, reclamación que deberá cumplir con los siguientes condicionamientos:

1. El reclamo lo podrá presentar el Titular, informando lo siguiente:

a. Número de identificación del Titular.
b. Descripción de los hechos que dan lugar al Reclamo.
c. Dirección para responder 
e. Documentos que se requieran para hacer valer la reclamación.

PARÁGRAFO PRIMERO: En caso de presentar la reclamación en nombre o representación de otra persona, deberá adjuntar el mandato que faculta al reclamante. En caso de no acreditarse en qué calidad está presentando la solicitud, la SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTÁ HOSPITAL DE SAN JOSÉ tendrá por no presentada la solicitud.

PARÁGRAFO SEGUNDO: La SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTÁ HOSPITAL DE SAN JOSÉ, podrá implementar los formatos de solicitud en caso de considerarlo necesario, sin que, la presentación de la reclamación quede condicionada a dicho modelo.

2.  Una vez radicada la solicitud y de encontrarla procedente se incluirá en las bases de datos que mantiene la SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTÁ HOSPITAL DE SAN JOSÉ, una leyenda que diga reclamo en “tramite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a tres (3) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea atendido a satisfacción del Titular.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento este plazo los motivos que impidieron cumplir con el término y la fecha en que se atenderá su reclamo.

ARTÍCULO 16.- IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS: En cualquier momento y de manera gratuita el Titular, sus causahabientes o su representante (presentando poder original) podrán solicitar a la SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTÁ HOSPITAL DE SAN JOSÉ la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, mediante el procedimiento establecido en el presente Manual, informando lo siguiente:

1.    El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
2.    Los documentos que acrediten la identidad o la representación legal del representante del Titular.
3.    La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de sus derechos.
4.    Se debe indicar las correcciones a realizar por la SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTÁ HOSPITAL DE SAN JOSÉ.

PARÁGRAFO PRIMERO: En caso de presentar la reclamación en nombre o representación de otra persona, deberá adjuntar el mandato que faculta al reclamante. En caso de no acreditarse en qué calidad está presentando la solicitud, la SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTÁ HOSPITAL DE SAN JOSÉ tendrá por no presentada la solicitud.

ARTÍCULO 17.- SUPRESIÓN DE DATOS: El Titular podrá solicitar a la SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTÁ HOSPITAL DE SAN JOSÉ la supresión de sus datos personales, en cualquiera de los siguientes eventos:

a. Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
b. Cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
c. Cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

PARÁGRAFO PRIMERO: En todo caso la eliminación total o parcial, estará sujeta a lo reglamentado por la normatividad vigente y aplicable a lo que los registros médicos se refieren. Siendo esta una causal de impedimento para acceder a lo solicitado por el titular, por cuanto la eliminación total o parcial de la información personal podría ser parte integral de documentos integrantes del acto médico, sin perjuicio de las demás personas a las cuales se dirige el presente manual.

Así mismo, la SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTÁ HOSPITAL DE SAN JOSÉ podrá negar la solicitud de supresión cuando el dato sea necesario, en atención al deber legal o contractual que le asiste o, si la solicitud de eliminación obstaculiza actuaciones judiciales o administrativas o cuando los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular.

PARÁGRAFO SEGUNDO: La SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTÁ HOSPITAL DE SAN JOSÉ, realizará la supresión del(os) dato(s) de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

ARTÍCULO 18.- REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN: Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual, mediante el procedimiento establecido en el presente Manual.

ARTÍCULO 19.- MEDIDAS DE SEGURIDAD: La SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTÁ HOSPITAL DE SAN JOSÉ, continuará implementando los protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. Procedimientos que contarán con al menos los siguientes requisitos:

a)    Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los datos protegidos.
b)    Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012.
c)    Funciones y obligaciones del personal.
d)    Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación (back up) de los datos.
e)    Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad.

ARTÍCULO 20. ÁREA ENCARGADA DE LA PROTECCIÓN DE DATOS: La SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTÁ HOSPITAL DE SAN JOSÉ, designa como responsable de la protección de datos personales a las áreas relacionadas en el artículo 9 del presente manual.

Artículo 25.- VIGENCIA: El presente manual rige a partir de Junio de 2013